Auszug - Geschäftsordnung für den Gemeinderat; Änderung der Regularien für die Ladung durch Ratsinformationssystem, Neuerlass  

Gemeinderatsmitglied M. Lautenbacher nimmt wieder an der Beratung und Beschlussfassung teil.

In der Entscheidung vom 20. Juni 2018 hat der Bayerische Verfassungsgerichtshof (BayVGH) Aussagen zur Zulässigkeit einer Ladung per Ratsinformationssystem (RIS) getroffen und damit eine seit Jahren bestehende Rechtsunsicherheit beseitigt. Gleichzeitig entwickelt der 4. Senat des BayVGH seine bisherige Rechtsprechung zur Möglichkeit einer Heilung fehlerhafter Ladungen fort. Dies führt ebenfalls zu Erleichterungen in der Praxis.

In dem zugrundeliegenden Fall ging es um einen Normkontrollantrag gegen eine gemeindliche Satzung. Der erste Bürgermeister hatte zu der maßgeblichen Sitzung, in der die Satzung beschlossen wurde, dergestalt geladen, dass den Ratsmitgliedern, die sich mit der elektronischen Kommunikation einverstanden erklärt hatten, der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine (unverschlüsselte) E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein im Ratsinformationssystem abrufbares Dokument mitgeteilt wurden. Diese E-Mail enthielt noch den Hinweis, dass der Ladungsempfänger „bitte eigenverantwortlich die Tagesordnung und ggf. Anlagen zur Sitzung als angemeldeter Nutzer im RIS einsehen“ müsse. Der BayVGH hat nunmehr entschieden, dass dieses Verfahren im Einklang mit den in der Gemeindeordnung zwingend vorgeschriebenen Anforderungen stehe. Der BayVGH wies allerdings zu Recht darauf hin, dass das aktuelle Geschäftsordnungsmuster des Bayerischen Gemeindetags das vorgenannte Verfahren der Ladung nicht abdecke.

Nachdem die bisher bestehenden Rechtsunsicherheiten in Bezug auf die Ordnungsgemäßheit einer Ladung per Ratsinformationssystem endlich beseitigt sind, besteht für alle Städte, Märkte und Gemeinden, die ein Ratsinformationssystem nutzen, die Möglichkeit, bei der Ladung auf ein rein elektronisches Verfahren umzustellen, soweit sich die Ratsmitglieder mit der elektronischen Kommunikation einverstanden erklärt haben. In diesem Fall sind allerdings zwingend – soweit noch nicht geschehen – die entsprechenden Formulierungen der Geschäftsordnungen anzupassen (vgl. Anlage, § 23 der Geschäftsordnung für den Gemeinderat Kochel a. See). Die einschlägigen Regelungen in den Absätzen 1 bis 3 könnten in etwa folgendermaßen lauten:

(1) 1Die Gemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. ²Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. ³Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

(3) 1Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. 2Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. 3Hat das Gemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.

Des Weiteren ist auf die Ausführungen des BayVGH zu den Möglichkeiten der Heilung eines Ladungsmangels hinzuweisen. Nach der bisherigen Rechtsprechung des 4. Senats des BayVGH führte eine fehlerhafte Ladung jedenfalls dann nicht zur Beschlussunfähigkeit, wenn die nicht ordnungsgemäß geladenen Ratsmitglieder zu der Sitzung vollständig erschienen sind und rügelos an der Beratung teilgenommen haben. Der 4. Senat entwickelt diese Rechtsprechung unter Angleichung an eine Entscheidung des 26. Senats (BayVGH, Urteil vom 03.03.2006 – 26 N 01.593) fort und sieht einen Ladungsmangel auch dann als geheilt an, wenn das betroffene Gemeinderatsmitglied zwar der Sitzung fernbleibt, dafür aber bereits im Vorfeld der Sitzung gegenüber dem Sitzungsleiter persönliche Entschuldigungsgründe angeführt hat. Dieses Verhalten lasse ebenfalls den Schluss zu, dass der Ladungsmangel sich nicht auf die Beratung und Beschlussfassung in der Sitzung ausgewirkt haben kann, weil das abwesende (und entschuldigte) Ratsmitglied bei ordnungsgemäßer Ladung ebenfalls verhindert gewesen wäre. Maßgeblich sei insoweit eine reine Kausalitätsprüfung, das heißt, es kommt – wie bei der rügelosen Teilnahme an einer fehlerhaft einberufenen Ratssitzung – nicht darauf an, ob das entschuldigte abwesende Gemeinderatsmitglied den Ladungsverstoß erkannt und bewusst auf dessen Geltendmachung verzichtet hat.

Hinsichtlich der vom Bayerischen Gemeindetag empfohlenen Änderung der Geschäftsordnung wurden die entsprechenden Passagen in § 23 angepasst (s. Anlage, neue Formulierung in grüner Farbe dargestellt). Die so geänderte Geschäftsordnung ist neu zu erlassen.

Beschluss:

Der Änderung des § 23 der Geschäftsordnung des Gemeinderats Kochel a. See wird zugestimmt und die sich damit ergebende Neufassung der Geschäftsordnung in der vorliegenden Form wird beschlossen. Diese tritt mit Wirkung zum 01.01.2019 in Kraft und die Geschäftsordnung v. 28.01.2015 zu diesem Zeitpunkt gleichzeitig außer Kraft.

Abstimmungsergebnis:

14 : 0